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Para desenvolver um relatório de vendas mais eficiente e confiável, você precisa entender seu público-alvo, reunir uma equipe fiel, definir objetivos claros e estabelecer métricas.

Na prática, um relatório de vendas só é realmente útil se os seus dados forem confiáveis. Por isso, preparei um passo a passo para você utilizar de referência na hora de elaborar os relatórios de venda do seu setor comercial. Confira!

Todas as empresas possuem o propósito final de fechar vendas e para alcançar um excelente crescimento, é necessário realizar ações que ajudem a elevar os números de vendas ao longo do mês todo. Para que isso aconteça você precisa de dados que ajudem nas tomadas de decisões.

Pensando nisso, listamos aqui um passo a passo que você pode usar como referência para elaborar seus relatórios. Confira!

10 passos para elaborar um relatório mais confiável

1 - Conheça o público-alvo

Em todos os processos é necessário entender muito bem o público-alvo, mas neste caso não estudo seu cliente final, estude e entenda seu colaborador do setor comercial, pois será ele que vai utilizar o relatório para conseguir mais vendas. Entenda as necessidades desse colaborador para fazer um relatório que realmente ajude.

Pense em quais informações são mais relevantes para as avaliações da equipe e que tipo de decisões serão tomadas a partir desses relatórios. Assim, você terá um caminho mais claro na hora de escolher em quais dados focar e como estruturar o documento.

2 - Defina o objetivo principal

Como gestor de vendas, você pode escolher o objetivo principal para melhorar as vendas. Podendo focar no desempenho de um único atendente, nos resultados da equipe em um período de tempo específico, no número de negócios fechados em determinada região, entre muitas outras necessidades. Independente do caso, é necessário definir o objetivo desse relatório.

Entenda e foque na finalidade para que esse relatório está sendo elaborado. Pode ser algo de rotina, para registros de longo prazo, ou algo que você precise levar para uma reunião de trimestre. Ter em mente tudo isso, vai te ajudar a saber o tipo de informação que você busca.

3 - Informação é fundamental

Para fazer um bom relatório de vendas é necessário informações precisas, coletadas diariamente. Por isso, após realizar as visitas e reuniões com os clientes, preencha adequadamente os dados em sua planilha de vendas.

Para você não perder muito tempo em frente de uma planilha e ter mais tempo para visitar mais clientes, utilize programas de CRM ou aplicativos de cadastros de clientes.

4 - Inclua dados de faturamento e quantidades vendidas

Sempre inclua no relatório de vendas dados importantes como o valor total e quantidade de vendas realizadas. Se necessário adicione a quantidade de cada mercadoria ou tipo de serviço vendido, com o correspondente valor total.

Caso os serviços forem extremamente customizados, como consultorias ou projetos sob medida, talvez isso não seja possível.

5 - Reúna uma boa equipe de vendas

Toda a equipe de vendas precisa unir forças para criar esse relatório, assim, garantindo que os dados resultantes serão confiáveis. Além deles poderem utilizar esses mesmos dados para avaliar o próprio desempenho.

6 - Vendas por vendedor

O valor total das vendas por vendedor e a quantidade de vendas feitas é muito importante para medir o desempenho do time comercial. Dependendo do caso é bom colocar as quantidades e valores desses itens que cada vendedor vendeu.

7 - Escolha as métricas

Utilize seu objetivo para medir os resultados, há várias coisas que podem ser incluídas para ter informações completas.

8 - Determine o período

O relatório de vendas deve levar em conta a um determinado período, como um mês, trimestre, semestre ou ano. Isso é válido para todo e qualquer formato de relatório, além dos outros fatores que sejam levados em consideração. Ter um período de tempo bem definido é essencial para comparar o desempenho de vendas entre os relatórios.

9 - Escolha as informações necessárias

Com à tecnologia digital é possível acumular e analisar uma grande quantidade de informação e utilizar de forma significativa em suas estratégias. Porém, pode ser que você tenha informação demais, por isso é necessário focar nas informações mais importantes e relevantes para o seu resultado final.

É preciso filtrar as informações desnecessárias, então, não hesite em cortar o que não for relevante. Isso vai dar mais foco nos dados importantes e vai facilitar as futuras análises.

10 - Dados sazonais

Dados sazonais podem ser importantes para verificar em quais épocas do ano ocorrem mais vendas. Além de ajudar a planejar e tomar decisões sobre políticas de preços, descontos e promoções.

Dica Extra: Hora das Conclusões

O ideal é você colocar no final do relatório uma conclusão final, simples e breve, com as principais informações do relatório, aquelas mais relevantes, mostrando como melhorar as vendas utilizando esses dados. Inclua gráficos e tabelas, pois informações visuais auxiliam muito na captação das informações.

Para isso, entenda o que os colaboradores precisam saber e como você pode tornar os relatórios mais eficazes para eles. Isso inclui não apenas os dados, mas a estrutura, forma de coleta e apresentação adequada para leitura de todos.

Com esses passos você vai fazer um relatório de vendas se tornar mais fácil de ler e entender. Assim, você vai realmente auxiliar a equipe comercial, conseguindo encontrar e resolver as falhas e, consequentemente, aumentar o lucro.